¿Cómo defino el Software para mi empresa?
¿Qué aspectos debo identificar para escoger la Solución indicada?
Uno de los grandes interrogantes y dudas en los directivos y dueños de empresas, es definir cuál es la solución o software que requiere la empresa, y como los procesos se pueden ajustar a una solución.
No todos los sistemas son para todas las empresas, ni todos los procesos se ajustan a la medida a una solución, siempre existirá algo por desarrollar para que la solución sea lo mas ajustada posible a las operaciones de la compañía. Es un error pensar que una solución de tecnología sea exacta a la gestión de una empresa, a menos que sea un desarrollo a la medida. Todas las soluciones tienen las funcionalidades básicas según su especialidad, pero siempre existirá un espacio para el desarrollo de algún modulo o una implementación especial de un proceso en específico.
Ahora ¿Cómo defino mi solución y/o software que más se ajuste a la gestión de mis procesos?
La elección del sistema de información requerido por la empresa es como definir que carro comprar; hay quienes los prefieren lujosos y costosos, aunque su operación no sea útil para la empresa. Algunos puntos para tener en cuenta son:
Requerimientos de los usuarios; quien lo usa es quien padece una mala elección. Debemos tener en cuenta al usuario del sistema, ya que es quien conoce el proceso y define cuales son los pasos para seguir y donde se puede optimizar el mismo.
Facilidad en el uso del sistema; es tener en cuenta que la solución sea de fácil manejo y agradable al usuario que lo manipula. Adicional, se debe tener en cuenta el grado de conocimiento del personal, para así mismo definir como seria de amigable la solución.
Flexibilidad del sistema; toda solución debe ser flexible en temas de conexión con otras soluciones, para una mejor interacción de la información.
Experiencias y casos de éxito en el sector; tener la opción de hacer referenciación del sistema implementado en otras empresas y cómo funcionan los procesos de esas compañías con el software ofertado.
Costo de la solución; saber cuál es el presupuesto asignado por la empresa y que solución esta en ese rango de precios, para así mismo solicitar cotización al proveedor. No pedir una propuesta económica solo por saber el precio, cuando conozco su valor y sé que no la van a comprar, esto desgasta al proveedor y al mismo equipo que utilizara el sistema.
Calidad del proveedor del servicio; un servicio posventa es indispensable para definir una solución, donde se puede tener una atención prioritaria en forma inmediata, o una atención por tiquete de llegada, la cual se maneja por tiempos estimados de atención y solución de inconvenientes.
Tecnología empleada en la solución; apoyados en el aérea de sistema de la compañía, definir qué tipo de tecnología es la que se requiere en la compañía, o cuales son las especificaciones técnicas mínimos a cumplir para gestionar el software.
Con estos puntos base, podemos definir el alcance de la solución que requiere la empresa, y como gestionar los procesos de esta.
Algunas ventajas que tiene la tecnología, donde podemos definir las siguientes:
Capacidad de identificar puntos de mejora y cuellos de botella.
Operación optimizada.
Mejora la visibilidad a través de toda la cadena logística.
Toma de decisiones rápidas y acertadas.
Mayor eficiencia y eficacia.
Mejora de los tiempos de respuesta.
Aumento positivo en la experiencia de usuario.
La tecnología llego para solucionar y gestionar procesos, no puede ser una carga negativa para la compañía, ni tener susto de implementarla. Mas bien, verla como una oportunidad de mejora que solucionará muchos inconvenientes, además, facilitará el trabajo de los empleados.
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